Empecemos.
Administrador de reuniones 100 Pro
Configurar la hoja de ajustes
Seleccione la hoja ‘Configuración’ e ingrese la siguiente información:
- Equipo: Enumere todos los posibles participantes de la reunión.
- Estado: puede cambiar el nombre de uno o más de los estados predeterminados.
- Prioridad: puede cambiar el nombre de una o más de las prioridades predeterminadas.
- Opciones del tablero de estado: ajuste las opciones de preferencia del tablero de estado a su gusto.
- Tarjeta de estado: si cambia el nombre de los encabezados de columna en sus hojas de reuniones, actualice los nombres aquí también.
- Ubicaciones: Enumere todas las posibles ubicaciones físicas y virtuales.
- Categoría: enumera todas las categorías de reuniones posibles.
- Duración de las reuniones: Enumere todas las duraciones posibles de las reuniones, respetando el formato "xx min".
Configurar la hoja Administrar
La hoja "Administrar" es donde programará sus reuniones. Indique el nombre de la reunión, junto con la fecha, la hora y otra información relevante.
Durante la reunión
100 hojas de reunión le permiten administrar elementos de acción y notas.
- Objetivo de la reunión: describa claramente el/los objetivo(s) de esta reunión.
- Decisiones: Cuando se tomen decisiones durante la reunión, enumérelas aquí.
- Elemento de acción: describa el elemento de acción.
- Estado: seleccione un estado de la lista desplegable.
- Prioridad: Seleccione una prioridad en el menú desplegable. (P1 = Más urgente, P4 = Menos urgente)
- Fecha límite: Ingrese la fecha en la que debe completarse esta acción.
- Asignado a: elija un miembro del equipo de la lista desplegable.
- Progreso: Ingrese un valor entre 0 y 100, que representa el progreso de finalización.
- Notas: No dude en dejar una nota o comentario para este elemento de acción (opcional).
🟢 Consejo: Todas las fechas deben ingresarse en el siguiente formato: 1 de enero de 2023
🟢 Consejo: El porcentaje de progreso está codificado por colores automáticamente.
La hoja de descripción general
Esta hoja le permite revisar las métricas y los estados de las reuniones de un vistazo.
Seleccione una reunión de las listas desplegables y el panel se actualizará instantáneamente.
La hoja Panorama
La hoja Panorama proporciona una descripción general completa de todas sus reuniones de un vistazo.
Vea métricas clave e información vital sobre sus reuniones:
- Número total de reuniones y su estado (programadas, en curso y completadas)
- Métricas de eficiencia que muestran las tasas de finalización y progreso de las reuniones
- Reuniones recientes que requieren su atención
- Próximas reuniones programadas
- Enlaces rápidos para saltar directamente a reuniones específicas
- Distribución de categorías de reuniones
- Elementos de acción que requieren seguimiento
La vista panorámica funciona como su centro de control, ayudándole a mantenerse al tanto de todas las actividades de la reunión y a garantizar que nada se le escape. Utilice esta hoja para evaluar rápidamente el panorama de su reunión y tomar decisiones informadas sobre dónde centrar su atención.
La hoja del tablero de estado
El Tablero de Estado es un tablero estilo Kanban que organiza y registra todas las acciones de sus reuniones. Esta interfaz interactiva incluye:
- Un menú desplegable de selección de reuniones para elegir qué elementos de acción de la reunión se mostrarán
- Un filtro de miembros del equipo para centrarse en los elementos de acción de individuos específicos
- Seis columnas de estado para el seguimiento de elementos de acción
- La sección superior incluye widgets informativos.
Las acciones se ordenan automáticamente en sus columnas de estado correspondientes, lo que le ofrece un sistema visual de gestión del flujo de trabajo. Cada tarjeta muestra los detalles de la acción, incluyendo el miembro del equipo asignado, la fecha de vencimiento y el porcentaje de finalización.
- Realizar un seguimiento del estado de todos los elementos de acción de una reunión específica
- Filtrar elementos de acción por miembro del equipo
- Identifique rápidamente cuellos de botella o elementos bloqueados
- Monitorear el progreso general y las tasas de finalización
- Gestionar las transiciones del flujo de trabajo a medida que los elementos pasan por diferentes etapas